Всеки от нас има система, с която следи какви задачи има за вършене. Ако си чел статията “Правилно ли използваме мозъка си“, знаеш за системата GTD (Getting Things Done), която аз използвам

, за да съм сигурен, че използвам мозъка си по предназначение – да анализира и да прави изчисления, а не да складира излишна информация. За това има Word, ToDoist, Evernote, Notes, тефтери, тетрадки и хвърчащи листа.

И като стана дума за хвърчащи листа, аз съм известен със своите. Да записвам задачите си на хартия е един от първите ми навици и все още ми е трудно да го заместя с по-ефективен. Но има два проблема, които нито хартията, нито софтуерът могат да решат:

  1. Прекалено многото задачи
  2. Стресът от това, че имаш прекалено много задачи

При мен не беше по-различно. Това с хвърчащите листа можеше да почака, защото явно имаше нещо по-важно за решаване – как да редуцирам задачите и да намаля стреса.

За всеобщо учудване (основно мое, защото на никого не бях разказал), се оказа, че начинът, по който следя задачите си предизвиква и двата проблема. Нека да обясня:

1. Многото задачи

Ако си като мен, когато си водиш To Do List, вероятно го пълниш с всичко, което се сетиш, че имаш за вършене – днес, през седмицата и по принцип. Едва ли ти хрумва да сложиш само колкото наистина е възможно да свършиш през деня, без да се претоварваш (и оттам, стресираш).

Не стига това, че задачите са безброй, но и всеки път, когато изскочи нова задача, добавяш и нея към списъка. Дори да си задраскал 2-3 задачи, вероятно бързо ще ги заместиш с 2-3 нови.

2. Стресът

Списъкът не намалява и винаги имаш да вършиш нещо. Затова не можеш просто да седнеш и да си починеш. А списъкът не намалява по споменатите две причини:

  • Хем е много дълъг и 2-3 отметнати задачи не го променят визуално
  • Хем постоянно добавяш задачи и сякаш нищо не си свършил

Има и нещо трето – много от задачите ни в To Do List-a всъщност не са задачи, а проекти. “Организирай събиране с приятелите” звучи като задача, но всъщност е съвкупност от няколко задачи – да звъннеш на всеки, да избереш дата, да направиш резервация и т.н. Дори да свършиш първите две, все още не можеш да я задраскаш от списъка. А познай какво? Половинчатите работи носят бонус стрес.

 

СЪМНЕНИЯТА

Реших да тръгна наобратно:

1. Защо всеки ден си правя списък със задачи?

За да знам какво имам да свърша? За да не забравя нещо важно? Със сигурност.

2. Но това ли е единствената причина?

Оказа се, че не е. Дълбоко в себе си, обожавах да задрасквам свършените вече задачи. Това не просто ми носеше краткотрайно удоволствие, а ме караше да чувствам, че се движа в правилната посока. Караше ме да усещам прогреса.

3. Щом усещането за прогрес е най-важно, To Do List-а ли е най-добрият начин да го получиш?

Очевидно не.

Всъщност, вършех толкова много, а не усещах движение напред. Напротив, все едно тъпчех на едно място. В края на деня списъкът ми изглеждаше почти по същия начин – просто бях заменил едни задачи с други. Чувствах се вечно претрупан и претоварен.

Дори ти да си по-умен човек от мен (доста вероятно) и да си правиш по-къси списъци, в които не добавяш нищо ново, нека те попитам друго… Колко са дните, в които си успял/а да завършиш целия си списък?

Едва ли са много. Хората сме пословично слаби в преценката си колко време ще ни отнеме една задача, дори вече да сме я вършили многократно. А незавършеният списък носи усещането, че сме се провалили, дори да е останала една-единствена задача за утре.

Трябваше да има по-добър начин.

 

milanoff.com small wins

РЕШЕНИЕТО

И наистина имаше. Разбира се, открих го случайно. Една събота бях станал в 6:00 с намерението да свърша 10 неща преди 10:00 часа, което щеше да направи денят ми успешен, дори да не свърша нищо друго, преди да си легна. (За този трик ще ти разкажа повече скоро. Прави чудеса!)

Не беше важно какво съм свършил, важно беше да отметна 10 малки задачки. Списъкът беше нещо подобно:

  1. 20″ йога
  2. Закуска
  3. 15 мин. китара
  4. Email до С.
  5. Email до К.
  6. Една пералня
  7. Три серии х 10 лицеви опори
  8. Душ
  9. Пост в Instagram
  10. Цитат за Fb страницата на Milanoff.com

Както виждаш, нищо особено. Единствената ми цел беше да ги завърша и да ги запиша.

Усещането обаче беше страхотно. Цял ден чувствах, че денят ми е супер пълноценен заради тази продуктивна сутрин. Вечерта преди да заспя прегледах свършеното отново и заспах щастлив. Все едно бях направил кой знае какво.

Тогава ме осени – това не е нищо повече, отколкото правя до 12:00 всеки ден. Разликата не беше в двата спестени часа, а в това, че бях записал всичко.

TA-DAAA LIST

Аз наричам този тип списъци Ta-Daaa List, вместо To Do List. От “Ta-daaa!” на английски, което ще рече “‘Ей на, готово!”. Или нещо в този дух. А ето какво промени този списък:

1. Многото задачи

В края на деня в списъка отново имаше много задачи, но този път всички до една бяха завършени. Дължината на списъка вече не беше проблем. Всъщност, колкото по-дълъг беше, толкова по-доволен се чувствах, за разлика от преди.

Притеснявах се, че така ще забравя нещо важно, но страховете ми бяха неоснователни. Ако нещо беше чак толкова важно, обикновено някой или нещо ме подсещаше. А в крайна сметка, можех да си навия и напомняне на телефона.

Реално нищо не се беше променило, освен фокусът ми. Пак имах хиляди неща за вършене, но не се взирах в безкрайния списък по цял ден.

2. Стресът

Това, че записвах малките си успехи през деня, вместо да задрасквам отметнатите задачи, промени всичко. Пред мен по цял ден стоеше доказателство, че денят ми е успешен. Че се движа напред. Че бележа прогрес.

Всъщност, и преди да започна да си правя Ta-Daaa List, на ден отмятах поне по 30 такива задачи. Проблемът беше, че повечето ми се струваха незначителни, затова изобщо не ги включвах в To Do List-a си и съответно да ги задраскам. Никой не си записва “Взами си душ” или “Пусни пералнята”, но тези неща отнемат време и енергия. Други задачки пък изникваха инцидентно и беше глупаво да ги пиша в списъка, само за да ги задраскам.

milanoff.com explore to do list

ОПИТАЙ И ТИ

Предизвиквам те да опиташ и ти. Изследвай как реагира мозъкът ти.

  1. За една седмица зарежи To Do List-а. Направи си Ta-Daaа List.
  2. Записвай всяка задача, която завършиш, дори да е малка.
  3. Вечер прочитай всичко, което си свършил през деня.

Всичко е въпрос на настройка. Денят ти е един и същ, просто се фокусираш върху нещата, които си свършил (успехите), вместо върху нещата, които ти предстоят (стреса). Така всеки ден носи усещането за един нов успех.

Представи си какво можеш да постигнеш, ако знаеш, че всеки ден отсега нататък ще бъде успешен. Виждаш, че зависи единствено от настройката ти. И от списъка ти със задачи 🙂

P.S. Ако ползваш своя списък със задачи, за да планираш деня си, този нов трик може да те изкара от зоната ти на комфорт. Ще имаш чувството, че се движиш без план.

Но ще видиш, че всъщност знаеш какво трябва да свършиш. Просто ти е липсвало потвърждението, че се справяш добре. От опит мога да кажа, че планирането отнема повече време и усилия и не трябва да го правиш ден за ден. Аз отделям 1-2 дни в месеца за планиране и стратегия. През останалото време само записвам малките си ежедневни успехи и винаги мога да погледна в тефтера дали в последно време се движа според плана или трябва да променя нещо.

……………

СКРИТИТЕ БОНУСИ НА ТОЗИ НОВ НАВИК

Освен чувството за прогрес и удовлетворение (което е основен двигател на щастливия живот), навикът да си записваш всяко малко постижение, вместо всяка малка задача, ти носи няколко неподозирани бонуса:

  1. Винаги можеш да се върнеш и да видиш какво си свършил. Няма нужда да помниш детайлите и мозъкът ти е свободен да работи по предназначение.
  2. Много по-лесно проследяваш колко време ти отнема една задача. Така можеш да планираш деня си по-добре.
  3. Записвайки и маловажните задачи, забелязваш колко време отделяш за глупости. За да го промениш, трябва да го осъзнаеш.
  4. Разбираш кои неща те разсейват. В списъка с постиженията влизат десетки задачки, които не си планирал. Сега можеш или да ги елиминираш, или да ги предвиждаш занапред.

Published by

2 thoughts on “ПРАВИЛНИЯТ НАЧИН ДА СИ ВОДИШ СПИСЪК СЪС ЗАДАЧИ

  1. Една от най-големите ми големи крачки в личен план, бе да се откажа то-до-тата. Близо десет години ми трябваха да се оттърва от този вреден навик, който бе една от основните спирачки в прогреса ми.

    Това в никакъв случай не означава, че не планирам, НАПРОТИВ. Но сега вместо то-до лист си правя импортант лист с ясното съзнание, че човек не може да свърши повече от 2 важни неща на ден. Понякога и 2 са много.

    Планирането развива мисленето и разсейва мъглата относно как трябва да станат нещата, докато то-до-то за деня ограничава мисленето. Целта често се забравя, докато самото изпълнение на плана се превръща в цел (самоцел), а трябва да е средство.

    Както в шах-мата. Без план и стратегия си за никъде, но постоянно трябва да ги ъпдейтваш според текущата ситуация, която в реалния живот е много по-динамична. Стремейки се да изпълни то-до-то в пълния му вид и състав, човек е ОБРЕЧЕН на поведение тип ГИПС, АНТИ-ГЪВКАВОСТ или каквото там е подходящо.

    1 важно нещо свършено, може да обезмисли много други ПАРАЗИТНИ дейности в деня на човек.

    1. Много добре казано, Миро!

      Important vs To-Do lists е голям пробив в мисленето, а още по-готино е да достигнеш до него сам. Поздравления:)

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *